Αναφορές

Για να χαρακτηριστεί ένα έγγραφο ως αναφορά, πρέπει:

• υπογράφεται από τουλάχιστον 20 άτομα
• να είναι γραπτά (όχι με μολύβι), δακτυλογραφημένα ή τυπωμένα
• περιέχει το αίτημα των αναφέροντων ή των υπογραφόντων
• αναφέρετε σαφώς το πλήρες όνομα και τη διεύθυνση κάθε υπογράφοντος
• υπογράφεται από τα πρόσωπα των οποίων τα ονόματα και οι διευθύνσεις επισυνάπτονται σε αυτό
• περιέχει σαφή περιγραφή του σκοπού της αναφοράς

Όταν μια αναφορά περιέχει περισσότερες από μία σελίδες, κάθε σελίδα πρέπει να περιέχει την υπογραφή τουλάχιστον ενός αναφέροντα ή συγγραφέα, να φέρει τις λεπτομέρειες του αιτήματος και να τελειώνει με την ενέργεια που ζητείται.

Το Συμβούλιο θα εξετάσει και θα λάβει απόφαση για όλα τα αιτήματα που γίνονται δεκτά. Η μόνη φορά που το Συμβούλιο δεν μπορεί να λάβει απόφαση είναι για θέματα που υπερβαίνουν τις αρμοδιότητές του, όπως ορίζεται στον νόμο για την Τοπική Αυτοδιοίκηση.

Η αναφορά πρέπει να ορίζει σε ποιον μπορεί να σταλεί απάντηση και εάν δεν οριστεί κανένα πρόσωπο, το Συμβούλιο θα απαντήσει στον πρώτο ή σε οποιοδήποτε πρόσωπο του οποίου η υπογραφή εμφανίζεται στην υποβολή. Το Συμβούλιο δεν θα απαντήσει σε όλα τα άτομα στην αναφορά.

• Βεβαιωθείτε ότι το έγγραφο είναι υπογεγραμμένο από τουλάχιστον 20 άτομα
• Να έχετε λεπτομερή περιγραφή του αιτήματος του Συμβουλίου. Το αίτημα πρέπει να βρίσκεται στην κορυφή κάθε σελίδας του εγγράφου και να τελειώνει με την απαιτούμενη ενέργεια
• Κάθε σελίδα πρέπει να περιέχει την υπογραφή τουλάχιστον ενός αναφέροντα ή συγγραφέα
• Δηλώστε ξεκάθαρα το πλήρες όνομα και τη διεύθυνση κάθε υπογράφοντος
• Η αναφορά πρέπει να είναι ευανάγνωστη ή δακτυλογραφημένη
• Θα πρέπει να είναι σε απλά αγγλικά ή να συνοδεύεται από αγγλική μετάφραση επικυρωμένη ως σωστή
• Δεν πρέπει να περιέχει καμία τροποποίηση
• Θα πρέπει να είναι γραμμένο με τρόπο που να είναι ευγενικός και μετριοπαθής και να μην είναι ασεβής προς το Συμβούλιο ή άτομα
• Κανένα άτομο δεν μπορεί να υπογράψει δόλια μια αναφορά

Κανείς δεν μπορεί να υπογράψει για λογαριασμό άλλου, εκτός από την περίπτωση ανικανότητας ή ασθένειας. Ο αναφέρων που δεν είναι σε θέση να υπογράψει, θα πρέπει να σημειώσει παρουσία μάρτυρα και ο μάρτυρας πρέπει να υπογράψει την αναφορά ως μάρτυρας και να περιλαμβάνει το όνομα και τη διεύθυνσή του, καθώς και το όνομα και τη διεύθυνση του αναφέροντος.

Μια αναφορά μπορεί να υποβληθεί στο Συμβούλιο σε έντυπη μορφή ή με ηλεκτρονικά μέσα, εφόσον πληρούν τα βασικά κριτήρια.

Οι αναφορές σε έντυπη μορφή μπορούν να παραδοθούν στο Συμβούλιο αυτοπροσώπως ή ταχυδρομικώς στο γραφείο του Συμβουλίου ή σε οποιοδήποτε σύμβουλο. Το γραφείο του Συμβουλίου βρίσκεται στην οδό Welsford 90, Shepparton και η ταχυδρομική διεύθυνση είναι Locked Bag 1000, Shepparton Vic 3632.

Οι ηλεκτρονικές αναφορές μπορούν να αποσταλούν με email στο Συμβούλιο στη διεύθυνση συμβούλιο@shepparton.vic.gov.au.

Ο Διευθύνων Σύμβουλος θα απαριθμήσει όλες τις αναφορές που έλαβε στην ημερήσια διάταξη της επόμενης προγραμματισμένης συνεδρίασης του Συμβουλίου. Ο κατάλογος περιλαμβάνει περιγραφή του σκοπού της αναφοράς και του αριθμού των υπογραφόντων σε αυτήν. Ωστόσο, η ίδια η αναφορά δεν θα επισυναφθεί στην ημερήσια διάταξη ή στα πρακτικά της συνεδρίασης του Συμβουλίου λόγω προσωπικών πληροφοριών που περιέχονται σε αυτήν. 

Εκτός εάν το Συμβούλιο συμφωνήσει να ασχοληθεί νωρίτερα με το θέμα, δεν μπορεί να ληφθεί απόφαση για οποιαδήποτε αναφορά μέχρι την επόμενη προγραμματισμένη συνεδρίαση του Συμβουλίου μετά από εκείνη στην οποία υποβλήθηκε.

Ναι, όταν ένας Σύμβουλος υποβάλλει αναφορά εκ μέρους του αναφέροντος ή των συγγραφέων, αυτός ο Σύμβουλος πρέπει να κατανοήσει τον σκοπό της αναφοράς και ότι δεν περιέχει γλώσσα ασέβειας προς το Συμβούλιο ή μεμονωμένα άτομα.

Ναι, μπορείτε να βρείτε ένα πρότυπο αναφοράς κάνοντας κλικ στον παρακάτω σύνδεσμο.

Όχι, το πρότυπο παρέχεται για τη διευκόλυνσή σας. Εάν επιθυμείτε να χρησιμοποιήσετε ή να σχεδιάσετε τη δική σας αναφορά, βεβαιωθείτε ότι το έγγραφο περιέχει όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες που το Συμβούλιο ορίζει ως αναφορά.